河洲镇文件管理工作规范管理制度

文件管理是各级各单位办公室的一项经常性、基础性工作，是公文处理工作的重要环节。河洲镇公文件管理工作由党政办具体承担。

一、收文制度

收到外单位文件（包括电报、机要信函、内部刊物，下同），要认真做好签收、清点、登记、拟办分发、传阅、收集归档等工作。

（一）签收。文件管理人员接收文件时，要在对方的文件投递单或送文登记簿上签字。签收前，核对投递单上收文单位和编号，与文件袋（机要信封）上的收文单位和编号是否一致。 确认无误后签收，否则拒收。

（二）清点。文件管理人员拆开文件袋（机要信封）后，对照发文通知单，对收到的文件认真清点核对。清点的内容包括：文件的字号、份数、密级、起止号与发文通知单上所填写的是否一致；本次发文通知单与上次发文通知单的编号是否相连。同时，还要检查文件发出日期与收到日期的间隔时间是否正确，传递途中有无延误现象。如发现问题，要与来文机关或文件投递单位联系，查明原因并商定处理办法，及时解决。对来文机关的发文通知单，必须保存三年以上，以备查考。

（三）登记。配置专门的收文登记本，对收到的文件分门类及时、准确、完整的进行登记。登记的项目包括：收文日期来文单位、文件字号、文件标题、密级、收文份数、文件起止号文件的阅读传递范围。需要分送的还应登记分送的对象或范围，收文登记本要视同机要件保存。

（四）拟办。印制专门的公文处理笺，收到文件后，立即贴笺办理，并由党政办负责人在公文处理笺上就文件的传达阅读、分发、贯彻落实等问题逐件提出拟办建议或预案，连同文件并报党政办分管领导审定。需提拟办建议或预案的文件主要是: （1） 上级机关主送镇党委、政府或党政办并需要贯彻落实的文件；（2）下级机关主送镇党委、政府或党政办的请示件； （3） 平行机关或不相隶属机关主送镇党委、政府或党政办需要答复的文件。有些重要或机密性较强的文件虽不需办理，也要提出阅读分发意见。确定阅读对象和分发范固，要分清主次，保证重点，优先考虑主要领导、主管领导和承办部门。已固定或文件中已明确分发范围和处理办法的文件，可不提拟办意见，按已有的规定和惯例办理。

（五）分送。文件经党政办分管领导审示后，按领导批示的意见（或已有的规定和惯例）及时、准确地做好文件的分送工作。

（六）传阅。文件份数不够时，文件管理人员要做好文件的传阅工作。送领导同志传阅的文件，可送至其办公室。传阅文件应使用阅文夹和文件传阅单。传阅单上写明文件的字号和份数。只供阅读的文件，一般先送主要领导、主管领导，再送其他领导。对需要办用的文件，则先送主管领导，再送主要领导和其他领导。特殊情况，也可按实际需要调整传阅顺序。收回阅文夹时，要检查阅文对象是否签字，清点送阅的文件是否齐全。对领导阅文时作的批示，要及时报告并交办。

（七）分发。收到上级文件，根据发文范围，及时按上级文件的受文单位进行分发。分发文件要做好以下工作: （1）填好发文通知单，详细注明所发文件的字号份数、密级及起止号、发文时间。（2）按受文单位逐户分拣装入信封，分拣文件的个数、字号份数、密级及起止号要与发文通知单所填的内容一致， 并将发文通知单一并装入信封。

 （八）收集。对已处理完毕的文件，要及时回收，妥善保管。

（九）归档。对需要归档的文件，及时移交档案管理员按照档案部门的要求进行整理、编制目录，按时归档。

二、发文制度

对以镇党委、政府名义单独或以镇党委、政府名义联合行文的文件，认真做好登记、填表送印、施印、分装、传递、归档工作。

（一）审签。行文按拟稿、审核、会稿、签发、打印、核对、付印程序进行。打印文件材料由各起草文件的部门相关人员自行负责校对、装订，党政办主要对文件格式和文字等方面把关，若出现错误或造成重大失误的，追究其校对人员的相关责任。以党委、政府名义行文的文件，必须经党政主要领导审签，手续不完备党政办不予办理。

（二）登记。对已经审签的文稿，要在送印前进行登记，送文印室印制。登记的内容包括：发文字号、文件标题、分发范围、印刷份数、送印日期。

（三）打印。文件签发后，应提前交付打印，有时效性的文印及时交付打印，文件打印按行文格式进行规范。要降低文件、资料打印、复印费，非必须下发、上报传阅资料一般不予打印、复印。严格控制在外打印、复印，因特殊情况需在外打印、复印的，必先经党政办审签同意，打复印结束后，由党政办负责人签字认可。未经同意，在外打、复印的，所发生金额由个人支付。各部门需打印材料，原则上要求各办内勤人员自己输入好电子文档，再到文印室打印或复印，打印纸张提倡两面使用，做到勤俭节约。

（四）填表。文件印好后，根据发文范围，按照"一文一表" 的要求，填好发文登记表。填写项目包括：发文字号、文件标题，分发范围、印刷份数、送印日期、发文日期、分发份数、剩余份数、存档份数。

（五）分发。文件印好后，分发相关领导、单位及村（居）。非密级文件通过电子传输网络发各相关单位。密级文件按照保密要求分发相关单位，履行签字手续。

（七）归档。文件管理人员按档案部门的规定，将领导批示、文件底稿和若干份数正式文件以及其它必须归档的资料及时收集整理，定期归档。

三、阅文制度

文件的阅读传达严格按发文机关的要求执行，文件只发组织、不发个人，如需扩大阅读传达范围，须经发文机关批准。（1）发至县委、县政府的文件，按规定阅读范围阅读。（2）发至各村（居）、镇属单位的文件，各村（居）、镇属单位主要负责人可以阅读。（3）离退休干部可以按原来的职务阅读相应级别的文件。（4）党外人士阅读文件，除少数纯属党内问题的文件外，原则上可与担任同级职务的共产党员的阅读范围相同。在具体执行中，注意征询并听取统战部门的意见。（5）党政领导阅读文件，由文件管理人员送阅，其他人员按阅文范围在党政办阅文室阅读。

四、保密制度

文件管理工作人员要严格遵守保密纪律，做到不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看，不该记的不记，不在非保密本上记录秘密事项，不在私人信函中涉及国家秘密，不得使用无保密技术措施的各种有线、无线通讯工具传输、谈及国家秘密。

密级文件收发要严格履行清点、登记、编号、签收等手续。

文件管理人员外出递送密级文件，不得办理与递送文件无关的事，密级文件严禁擅自横传、抄录、抽页或带回家中，不得在保密室外过夜，不得擅自降密、改密和扩大分发范围。

汇编上级机关密级文件需书面请示发文机关问意，文件的最高密级标注密级，按机要文件进行管理，

五、文件复制制度

因工作需要想印或复制上级机关下发的密级文件，须经文件制发机关同意。

经批准同意翻印或复制的文件，要履行登记签字手续，按正式文件管理。

六、文件借阅制度

有关人员因工作需要借阅文件，文件管理人员要根据文件的阅读传达范围，请示党政办分管领导批准后方可借阅。绝密文件不得外借。

借阅文件要履行签字手续，并登记借阅时间、借阅人所在单位名称、文件字号、密级、份数、份号，同时确定归还时间。文件管理人员要及时收回借出的文件。

七、文件清退制度

文件管理人员每年要对上年度的收发文进行清理，并按县委办公室、县政府办公室要求及时清退上级文件，写出书面报告。

上交、归档以后余留的文件，要进行登记整理，经有关负责人批准后，到指定的地方由两人以上监销。

文件清退时，如发现有单位丢失文件，要立即报告领导，并会同相关部门追查。

人民群众来信来访件的办理工作流程

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