为确保企业职工档案的完整性、真实性，杜绝非法篡改、抽取、添加、伪造档案资料等违反国家档案法律和政策规定的行为，进一步简化和规范退休管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《企业职工档案管理工作规定》（劳力字[1992]33号）和《湖南省人力资源和社会保障厅关于完善城镇企业职工基本养老保险参保人员退休审批工作的通知》（湘人社发[2015]4号）等规定，现就企业职工档案管理和规范退休工作的有关问题制定制度如下。

一、强化职工档案管理

一、强化职工档案管理

（一）归口管理档案。为了加强档案管理，凡改制企业的职工档案全部归口到县人社局档案室集中管理，对所有档案用封条封口保管；未改制企业职工档案原则上也应统一移交到县人社局档案室集中管理；任何个人不得私存企业职工档案，对于此前尚保留在企业职工个人手中的档案，必须在2017年6月底前全部送交县人社局档案室，逾期不再接收。企业和个人所移交的档案中不能出现伪造、损毁、擅自涂改、添加、抽取档案资料的问题，如档案中发现有上述问题，档案室有权拒收。因特殊情况未能在2017年6月底移交的档案，按收时须经局长签字同意，并一律不能呈报特殊工种提前退休。对有问题的档案，在还原档案真实性之前，档案室不得接收。

（二）严格档案查阅制度。凡企业职工本人或相关单位确需查阅职工档案信息的，需提出书面申请，并经局分管领导批准后方可查阅。查阅档案时应由局养老保险股、档案室、当事人三方在档案室现场查阅，不准借出档案室查阅，查阅后档案后应及时封存。

（三）规范档案递转。无特殊情况，严禁借出档案，确因工作原因需借出档案的，必须严格审批程序并认真履行登记手续。在借出档案时必须登记好借出档案、借档时间、借档人、还档时间、还档人等信息。档案室要确保档案不遗失和档案信息不被修改，档案资料完整。

二、简化并规范退休工作

（一）按时提出退休申请。退休审批是人力资源和社会保障行政部门审查核定参保人员退休条件、享受养老待遇的行政行为。企业职工应在达到国家规定退休年龄的前一个月向县人社局档案室或企业（企业主管部门）人事股提出退休申请，用人单位应及时提醒告知，县人社局档案室和企业（企业主管部门）人事股应对职工提出的退休申请进行登记，并于每月初提请县人社局企业职工退休审批工作领导小组集体审核。

（二）及时提交原始资料。职工档案和相关原始资料是审批职工退休的依据。申请特殊工种退休须提供实际从事规定工种的有效原始资料。各企业和破产清算组应妥善保管好职工档案、工资单、岗位营养费、考勤表等原始资料。用人单位、破产清算组或其他有关部门后期增补材料或出具的证明不予认定。劳动保障代理机构为代理人员办理退休手续需提供原始资料时，由代理人员与原单位或企业破产清算组联系，由熟悉情况的工作人员负责提供，协助办理退休手续，个人提供应由单位或企业破产清算组保管的原始资料不予受理。在2个月内未能提供有效原始资料而不能退休的，档案退回原管理部门封存管理，继续缴费，待查找到有效原始资料后再重新按程序申报。

（三）拟退休档案审核。对县人社局档室提出的审档申请，局企业职工退休领导小组每月到档案室现场进行档案审核；对企业或企业主管部门提请审核的拟退休人员档案由企业或企业主管部门的人事政工人员将档案送人社局养老保险股当面审核，对不符合退休条件的档案及时退回，对需留存的档案办理好递转手续。养老保险股一律不再审核由企业职工个人或非单位人事政工人员提交的档案。

三、违反档案管理和退休申报规定的处理意见

（一）依据《中华人民共和国档案法》和《关于制止和纠正违反国家规定办理企业职工提前退休有关问题的通知》（劳社部发[1999]8号）要求，对丢失、更改职工档案、弄虚作假的单位予以通报批评，并责成单位进行整改，整改期间暂停该单位职工的退休审批，在整改期间所新增退休人员的基本养老金由单位承担。对直接责任人由主管部门或单位视情节轻重予以批评教育、纪律处分，并建议单位撤换档案管理人员，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

（二）参保个人或单位通过弄虚作假等违规行为办理退休，骗取养老金的，按照《社会保险法》和〈关于加强社会保险欺诈案件查处和移送工作的通知〉（人社部发[2015]14号）的有关规定，依法查处，追究相关人员的法律责任，并由审批机关撤销原审批决定，收回《退休证》，并及时通知县社保局，当月起停发基本养老金，并追回已发放的养老金。情节严重构成犯罪的，移交司法机关处理。

（三）单位丢失、涂改职工档案和原始资料的，按以下办法处理：

1．丢失职工档案或档案资料的，应由原工作单位按职工档案目录的要求补充原始资料。补充原始资料后仍无法确认职工参加工作时间和工作经历的，按实际缴费年限享受养老保险待遇。

2．用人单位因填写不规范、涂改或添加档案资料上记载特殊工种名称及相关工作经历的，经补充原始资料仍无法确认职工从事特殊工种经历的，按正常退休手续办理。

3．记载职工出生时间的档案资料多处被涂改且无法辨认原始记载情况的，不能补充或经补充原始资料后仍无法确认职工出生时间的，不得办理退休手续。

以上情形，由责任单位和个人承担不利后果。

（四）因各种原因造成退休人员待遇减少的，按以下办法处理：

1．参保人员办理好退休手续后，其退休审批时认定的出生时间不再更改。确因历史原因造成身份、缴费年限、折算年限等未予认定或因缴费基数有误，造成退休人员养老待遇减少的，经严格审查原始资料，重新核定的养老金从变更之日起的下月起执行，过去的不再补发。

2．参保人员未及时申请退休带来的损失，由参保人员个人承担；参保人员及时申请，而用人单位无故拖延为职工办理退休手续带来的损失，由所在单位予以补足。

3．用人单位为职工办理退休时需要补充相关资料的，应当在2个月之内补充完毕，逾期需重新申报，由此带来的损失，由责任单位和个人承担。

四、加强档案资料管理规范退休申报工作要求 

（一）切实加强档案资料管理。进一步完善档案资料管理保密制度，档案资料的管理要做到及时立卷归档，整理规范，集中管理，任何个人不得私存档案；破产未改制企业的档案资料可以按县企业主管部门为单位集中保管，确保档案资料的安全、真实；严格档案资料的借阅制度，失业人员办理退休手续需要提供原始资料的，原单位或企业破产清算组不得推诿，应当及时提供；对因档案资料不完整、填写不规范、涂改档案资料等原因造成失业人员不能办理提前退休手续的，原企业或破产清算组负责人作为第一责任人，积极做好信访维稳和善后工作。

（二）切实加强退休审批工作。参保企业职工退休审批政策性强、敏感度高，涉及广大参保人员切身利益，关符社会公正、公平，也关系到企业职工养老保险制度的平稳运行。我们要认真履行职责，要严格执行国家和省里统一政策，严格按照审批权限和审批程序，切实加强退休审批工作。

（三）严格贯彻落实公示制度。为了保证退休审批工作的公开透明，确保在阳光下运行，在加强档案管理和严格审批的同时，对符合特殊工种退休人员的审批情况，将在全县范围内公示，接受群众监督。特殊工种提前退休必须严格按国家和省原有政策规定以及提前退休工种目录执行。违反政策规定或越权审批的提前退休，审批结果一律无效，已审批的人员坚决纠正退回。局将公布举报电话，接受社会和群众监督。对公示举报的违纪行为，要及时调查核实，严肃依法查处。

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