公证机构和公证员事项监管
为加强对公证机构和公证员的监管，提高公证工作质量，现制定如下监管制度：
一、监督检查对象
祁东县公证处及所属公证员
二、监督检查内容和指标
（一）监督检查内容
1、祁东县公证处的组织建设、队伍建设、执业活动、质量控制、内部管理等情况。具体包括：
（1）组织建设情况；
（2）执业活动情况；
（3）公证质量情况；
（4）公证员执业年度考核情况；
（5）档案管理情况；
（6）财务制度执行情况；
（7）内部管理制度建设情况；
（8）司法部和湖南省司法厅、衡阳市司法局要求进行监督检查的其他事项。
存在下列情形之一的，应当进行重点监督检查：
（1）被投诉或者举报的；
（2）执业中有不良记录的；
（3）未保持法定设立条件的；
（4）年度考核发现内部管理存在严重问题的。
2、公证机构的负责人履行管理职责的情况。公证员办理公证业务的情况和遵守职业道德、执业纪律的情况。公证员和公证机构的负责人被投诉和举报、执业中有不良记录或者经年度考核发现有突出问题的，应当对其进行重点监督、指导。
（二）监督检查指标
1、日常巡查：每季度不少于1次。
2、专项督查：每年不少于1次，必要时，抽取10%的人员进行监测。
3、全面检查：每年组织1次，必要时，抽取10%的人员进行监测。
上述指标与上级下达监督检查指标不一致的，以上级下达监督检查指标为准。
三、监督检查方式
（一）年度考核。1.在每年的年末对祁东县公证处进行年度考核。依照《公证法》的要求和本办法规定的监督事项，审查公证机构的年度工作报告，结合日常监督检查掌握的情况，对公证机构的年度执业和管理情况作出综合评估。年度考核结果，应当书面告知公证机构，并报上一级司法行政机关备案。2.对祁东县公证处的负责人履行管理职责的情况进行考核。考核结果书面告知本人，并报上一级司法行政机关备案。
（二）建立执业档案。建立祁东县公证处设立、变更、备案事项、年度考核、违法违纪行为处罚、奖励等方面情况的执业档案。
（三）备案。祁东县公证处在每年的年末对所属公证员进行年度考核。考核结果，应当书面告知公证员，并报祁东县司法局备案。
四、监督检查措施
（一）对祁东县公证处和对公证员办理公证业务的情况进行实地检查；
（二）要求公证机构和公证员说明有关情况；
（三）调阅公证机构相关材料和公证档案；
（四）向相关单位和人员调查、核实有关情况。
五、监督检查程序
（一）做好检查前的准备工作（收集相关材料和信息，制定检查方案）；
（二）部分检查下发检查通知，部分检查实行随机抽查；
（三）根据检查情况，视情处理各类情况（对需要纳入行政处罚的，依法办理）；
（四）对检查情况进行归档。
六、监督检查处理
对公证机构的负责人在管理中存在的突出问题，祁东县司法局应当责令其改正。
对年度考核发现有突出问题的公证员和公证机构的负责人，由祁东县司法局组织专门的学习培训。